Quando si ha diritto al rimborso chilometrico?

Il rimborso chilometrico è una compensazione prevista per le lavoratrici e i lavoratori che utilizzano la propria auto per trasferte legate a necessità lavorative. 

In questo articolo analizzeremo in dettaglio quando e a quali condizioni può essere riconosciuto, e chi ha diritto a richiederlo.

Successivamente, spiegheremo come calcolare il rimborso chilometrico e quale sia il ruolo delle Tabelle ACI aggiornate nella determinazione dell’importo.

Infine, esamineremo come viene erogato il rimborso chilometrico e qual è il trattamento fiscale applicato. Scopriremo, infatti, come le regole fiscali differiscano dalla normale retribuzione sia per i lavoratori che ricevono il rimborso, sia per le imprese che lo concedono.

Cos’è il rimborso chilometrico?

Il rimborso chilometrico è un compenso riconosciuto ai lavoratori dipendenti o ai collaboratori autonomi che utilizzano la propria auto per trasferte di lavoro sostenute a proprie spese. 

Questo rimborso si applica specificamente nei seguenti casi:

• quando si effettuano viaggi in auto con un veicolo proprio o noleggiato direttamente dall’interessato. Se si utilizzano mezzi pubblici, invece, si attiva il rimborso delle spese sostenute;
• per le trasferte di lavoro, escludendo il tragitto quotidiano casa-lavoro, che non è coperto da questa forma di rimborso.

È importante ricordare che, secondo la circolare del MEF n. 207 del 2000, una “trasferta di lavoro” è definita come uno spostamento temporaneo per esigenze lavorative, e non deve essere confusa con un trasferimento permanente presso un’altra sede.

Il calcolo del rimborso chilometrico si basa su tabelle che considerano vari costi associati all’uso dell’auto, come il carburante, il consumo degli pneumatici, l’assicurazione e l’usura del veicolo. Queste tabelle sono aggiornate annualmente e tengono conto di diversi fattori, come la distanza percorsa e la potenza del veicolo.

Nella nota spese devono essere inseriti altri costi legati alla trasferta, come i pedaggi autostradali o i parcheggi a pagamento. Questi costi sono rimborsati separatamente e non sono inclusi nel rimborso chilometrico.

Per approfondire, invitiamo a leggere anche il nostro articolo Indennità di trasferta: cos’è, come funziona, quando spetta.

Chi può chiedere il rimborso chilometrico?

Il rimborso chilometrico è una forma di compensazione che può essere applicata a diverse categorie di lavoratori. Ecco i principali gruppi che possono beneficiarne:

• Dipendenti aziendali: lavoratori regolarmente assunti che utilizzano il proprio veicolo per spostamenti lavorativi;
• Amministratori: membri del consiglio di amministrazione che effettuano viaggi per conto dell’azienda;
• Soci: persone che detengono quote dell’azienda e partecipano attivamente alla sua gestione;
• Collaboratori esterni: include lavoratori autonomi e coloro che offrono prestazioni occasionali per l’azienda.

Per poter ottenere il rimborso chilometrico, la trasferta deve essere concordata in anticipo. Solitamente, questo accordo viene formalizzato tramite una lettera d’incarico che contiene i seguenti elementi:

• motivazioni della trasferta: le ragioni per cui è necessaria la trasferta;
• veicolo utilizzato: dettagli sul mezzo di trasporto, specificando se è di proprietà del lavoratore o noleggiato;
• tariffa chilometrica applicabile: la tariffa che verrà utilizzata per calcolare il rimborso, basata sulle tabelle ufficiali.

Sebbene la lettera d’incarico non sia obbligatoria è una prassi comune utilizzarla. Questo documento può infatti completare la documentazione necessaria per fini fiscali, come vedremo in dettaglio più avanti.

Come si calcolano i rimborsi chilometrici ai dipendenti?

Abbiamo accennato che il rimborso chilometrico non si basa su un’analisi dettagliata delle spese effettivamente sostenute, ma su un calcolo fondato su costi stimati riportati in tabelle pubbliche specifiche, conosciute come Tabelle ACI. 

Queste tabelle, aggiornate annualmente, offrono un metodo standardizzato per determinare il rimborso, facilitando il processo sia per le aziende che per i lavoratori.

Le Tabelle ACI sono suddivise in varie categorie per includere le diverse tipologie di veicoli utilizzati, come ad esempio:

• autoveicoli a gasolio in produzione;
• autoveicoli a benzina in produzione;
• motocicli;
• autocaravan;
• veicoli elettrici (se presenti).

Per calcolare il rimborso chilometrico, è necessario seguire questi passaggi:

• individuare la categoria del proprio veicolo nelle Tabelle ACI che corrisponde al tipo di motore e alla tipologia dello stesso;
• ricercare modello, marchio e serie, in modo da trovare il costo chilometrico preciso applicabile al veicolo utilizzato;
• utilizzare il costo chilometrico aggiornato e relativo all’anno in corso. Le tabelle vengono aggiornate ogni anno per riflettere i costi correnti di gestione del veicolo.

Infine, per calcolare il rimborso, basta applicare la seguente formula:

Costo chilometrico × Numero di km dichiarati

Questo sistema semplifica il calcolo e fornisce una base equa e standard per il rimborso delle spese di viaggio in auto per trasferte lavorative.

Per fare il calcolo del rimborso chilometrico, invitiamo a consultare le Tabelle ACI 2024. 

Inoltre, si ricorda che va verificato se in aziende, con accordo collettivo sottoscritto dalla RSU e/o dal sindacato, sono previste diverse condizioni; per questo motivo è importante rivolgersi al delegato/a e/o al sindacato di riferimento.

Come viene pagato il rimborso chilometrico?

Il rimborso chilometrico viene erogato ai lavoratori o ai collaboratori che presentano una richiesta per ottenere il compenso relativo ai viaggi effettuati per esigenze lavorative. 

Per garantire la correttezza del rimborso, è necessario fornire una serie di dettagli specifici nella richiesta.

Ecco le informazioni che devono essere incluse nella richiesta di rimborso chilometrico:

• categoria, marca e modello del veicolo;
• punto di partenza e di arrivo del viaggio;
• numero di chilometri percorsi.

Una volta ricevuta la richiesta, l’azienda segue questi passaggi:

• verifica dei dati forniti: l’azienda controlla le informazioni fornite dal lavoratore per assicurarsi che siano accurate e complete. Questo può includere la conferma della distanza percorsa e l’idoneità del veicolo per il rimborso;
• richiesta di eventuali integrazioni: se mancano dati o sono necessarie ulteriori informazioni, l’azienda può richiedere integrazioni alla richiesta per completare la verifica;
• calcolo dell’importo totale: dopo aver verificato tutti i dati, l’azienda calcola il rimborso chilometrico totale utilizzando la tariffa chilometrica applicabile, secondo le Tabelle ACI aggiornate per l’anno in corso;
• pagamento del rimborso: l’importo determinato viene infine corrisposto al lavoratore in busta paga, sotto forma di rimborso spese.

Questo processo assicura che il rimborso chilometrico sia gestito in modo accurato e trasparente, fornendo alle lavoratrici e ai lavoratori il compenso adeguato per le spese sostenute durante le trasferte lavorative.

Ma come viene tassato il rimborso chilometrico?

Il rimborso chilometrico, determinato come descritto in precedenza, è soggetto a regole fiscali specifiche e non segue le stesse trattenute applicate alla normale retribuzione dei lavoratori e alle imprese. 

Di seguito sono illustrati i dettagli della tassazione applicabile sia per i lavoratori che per le aziende.

Tassazione del rimborso chilometrico per il lavoratore

Secondo la Circolare del MEF 326/E del 1997, la tassazione del rimborso chilometrico per il lavoratore varia a seconda della località della trasferta:

• trasferte all’interno del Comune in cui è situata la sede abituale di lavoro: in questo caso, il rimborso chilometrico viene tassato come la normale retribuzione, ovvero è soggetto alle stesse imposte e contributi;
• trasferte fuori dal comune (extracomunali): il rimborso chilometrico è esente dalle imposte a condizione che sia calcolato utilizzando le Tabelle ACI aggiornate, come stabilito dalla Risoluzione 92/E del 2015 dell’Agenzia delle Entrate.

Per beneficiare di questa esenzione fiscale sulle trasferte extracomunali, devono essere soddisfatte alcune condizioni:

• autorizzazione preventiva: il datore di lavoro deve rilasciare un’autorizzazione preventiva per la trasferta;
• conservazione della documentazione: l’azienda deve conservare accuratamente tutta la documentazione relativa al rimborso chilometrico.

Trattamento fiscale del rimborso per l’azienda

Dal punto di vista dell’azienda, il rimborso chilometrico rappresenta un costo deducibile. Tuttavia, esistono dei limiti alla deducibilità in base alla potenza del veicolo utilizzato:

• veicoli a benzina: fino a 17 cavalli fiscali;
• veicoli a gasolio: fino a 20 cavalli fiscali.

Se il veicolo utilizzato per la trasferta supera questi limiti, la deduzione non potrà essere applicata al 100%. In tal caso, è necessario consultare le Tabelle ACI che riportano i costi di esercizio in base alla percorrenza annua per ottenere l’importo deducibile.

Le Tabelle ACI sono uno strumento essenziale per determinare i costi chilometrici associati ai vari tipi di veicoli. Queste tabelle includono informazioni dettagliate sui costi relativi a:

• autovetture: specifiche per modello, marchio e serie, inclusi autoveicoli a benzina, a gasolio, elettrici, ecc.;
• motocicli e ciclomotori;
• autocarri e furgoni;
• veicoli fuoristrada.

Oltre ai costi per chilometro, forniscono dati sui prezzi dei carburanti e i limiti di deducibilità fiscale delle spese di trasferta dal reddito d’impresa.

Il servizio offerto dall’ACI, aggiornato con le tariffe correnti, è accessibile tramite credenziali ACI, SPID, CIE, eIDAS o CNS.