Le trasferte di lavoro, o missioni, sono periodi transitori in cui lavoratrici o lavoratori sono assegnati a sedi diverse da quelle in cui normalmente lavorano. In questi casi, oltre alla normale retribuzione, si può maturare il diritto a ricevere i rimborsi spese per le suddette trasferte (viaggio, vitto, alloggio, ecc.) e un’eventuale indennità integrativa della retribuzione a ristoro del disagio per il lavoro fuori sede.
In questo articolo vedremo cos’è l’indennità di trasferta e chi e perché ha diritto a percepirla. Scopriremo, poi, come viene misurata l’indennità di trasferta, se in importo fisso giornaliero o in percentuale sulla retribuzione, e qual è la relazione di questo beneficio con il proprio CCNL di riferimento e/o accordo aziendale nel caso sia stato contrattato nella tua azienda.
Infine, analizzeremo un elemento fondamentale legato ai rimborsi spese e alle indennità di trasferta: il trattamento fiscale delle somme riconosciute.
Cos’è l’indennità di trasferta?
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L’indennità di trasferta è una somma aggiuntiva rispetto alla retribuzione ordinaria, corrisposta a chi, temporaneamente, per esigenze aziendali, deve lavorare in una sede diversa rispetto a quella in cui opera abitualmente.
Dunque, non viene riconosciuta per mansioni aggiuntive o per una promozione, ma per compensare il disagio di svolgere il proprio lavoro in altra sede, in Italia o all’estero.
Infatti, quando lavoratrici o lavoratori vengono assegnati temporaneamente in altra sede, vengono considerati in trasferta o in missione.
La trasferta differisce dal trasferimento vero e proprio, in ragione della transitorietà, di quel “temporaneamente” che presuppone un rientro poi nella sede di appartenenza.
In questi casi si può maturare il diritto ai rimborsi spese per i costi sostenuti direttamente dal dipendente per la trasferta (ad esempio viaggio e alloggio), che possono essere riconosciuti in diverse forme:
- con un calcolo giornaliero forfettario;
- a fronte della presentazione di una nota spese dettagliata, e in questo caso si tratta di rimborso analitico.
Oltre ai rimborsi, poi, potrebbe essere prevista un’indennità, una somma aggiuntiva che, tuttavia, non spetta a tutti i lavoratori dipendenti indistintamente, ma è legata a quanto previsto dal CCNL con cui sono stati assunti.
Si tratta di un importo che si aggiunge alla retribuzione normalmente percepita per il lavoro in sede, erogato per tutti i giorni in cui la persona si trova in trasferta, inclusi eventuali giorni non lavorativi quali (riposi settimanali, festività o assenze per malattia o infortunio).
Non si matura il diritto all’indennità, invece, per le giornate di assenza ingiustificata o in caso di permessi non retribuiti.
A quanto ammonta l’indennità di trasferta?
Come anticipato, l’indennità viene riconosciuta in base al CCNL di riferimento, da cui dipende anche l’importo della somma erogata. Inoltre, si può trattare di un importo fisso oppure calcolato in percentuale sullo stipendio.
Precisiamo inoltre che, oltre all’art. 51 del TUIR sulla “Determinazione del reddito da lavoro dipendente”, che indica come viene trattata la trasferta a livello fiscale e contributivo (questione che analizzeremo nel prossimo paragrafo), gli unici riferimenti sono i contratti.
Fermo restando che i dettagli sono riportati nei vari contratti, possiamo comunque individuare alcune delle variabili che i diversi CCNL prendono in considerazione:
- innanzitutto, ribadiamo che l’indennità può consistere in un importo fisso giornaliero o in una percentuale dello stipendio giornaliero della persona in missione fuori sede;
- in entrambi i casi, fisso o percentuale, possono essere previste delle maggiorazioni nel caso in cui la trasferta preveda uno o più pernottamenti;
- se la durata supera un determinato arco temporale, ad esempio il mese, l’indennità giornaliera potrebbe subire una riduzione rispetto a quella standard;
- l’indennità potrebbe essere modulata a seconda che si preveda di affrontare pasti e/o pernottamenti, con cifre più o meno alte;
- in alcuni casi viene indennizzato anche il tempo del viaggio dal Comune della sede di lavoro alla destinazione della trasferta;
- per alcuni contratti, l’indennità scatta soltanto se la sede della trasferta è distante oltre un certo limite territoriale, ad esempio se si va fuori provincia o regione;
- una riduzione potrebbe essere prevista in caso di elevata frequenza delle trasferte.
In conclusione, le variabili in gioco sono molteplici e dipendono anche dalla natura del lavoro svolto, dunque occorre conoscere quanto previsto nel dettaglio dal proprio contratto collettivo di riferimento.
Per qualsiasi dubbio sul proprio CCNL e le eventuali indennità di trasferta, è sempre possibile rivolgersi al proprio sindacato o ai delegati/e dello stesso in modo da ottenere un adeguato supporto e le informazioni specifiche.
Come viene tassata l’indennità di trasferta?
Come abbiamo visto, i concetti di rimborso spese e indennità di trasferta spesso si mescolano e confondono. Tuttavia, la normativa fiscale può contribuire a fare un po’ di chiarezza.
Per l’indennità di trasferta, esistono delle soglie di esenzione da imposte e contributi fissate per legge, nel già citato art. 51 del TUIR. Le soglie, dalle quali vengono sempre escluse le spese di viaggio e trasporto (che sono totalmente esenti), variano anche in base al riconoscimento o meno dei rimborsi spese e delle modalità in cui detti rimborsi avvengono.
Innanzitutto, l’indennità di trasferta è esente da IRPEF e contributi INPS fino a:
- 46,48 euro al giorno per le trasferte nazionali;
- 77,46 euro al giorno per le trasferte all’estero.
Se, ad esempio, l’azienda riconosce per una trasferta all’estero un’indennità giornaliera di 100 euro, le imposte e i contributi saranno applicati alla sola differenza tra indennità e soglia di esenzione, in questo caso su 22,54 euro al giorno.
Se, insieme all’indennità, viene riconosciuto anche il rimborso per spese di vitto e alloggio, i limiti per l’esenzione fiscale dell’indennità sono seguenti:
- 30,89 euro per le trasferte nazionali;
- 51,64 euro per le trasferte all’estero.
Invece, i rimborsi per vitto e alloggio sono totalmente esenti da tasse e contributi.
Se, oltre a quanto già menzionato, si rimborsano anche i costi sostenuti a piè di lista (il cosiddetto rimborso analitico per i costi marginali, oltre al vitto e all’alloggio), le soglie di esenzione per l’indennità scendono a:
- 15,49 euro per le trasferte nazionali;
- 25,82 euro per le trasferte all’estero.
Il rimborso a piè di lista, come quello per vitto e alloggio, è invece totalmente esentasse.
In sostanza, i rimborsi spese assorbono parte dell’esenzione riconosciuta per l’indennità, abbattendo le soglie di legge.