Lavoro agile (smart working): vantaggi e svantaggi

In questi ultimi tre anni si è diffuso, su tutto il territorio nazionale, il lavoro agile, comunemente chiamato smart working, a causa, com’è noto, dell’emergenza sanitaria da COVID-19.  

Per un Paese come il nostro è stata una vera rivoluzione e, come ogni cambiamento radicale, ha portato a galla i vantaggi e gli svantaggi dello smart working. 

Approfondiamo insieme e cerchiamo di capire innanzitutto cos’è, davvero, il lavoro agile o smart working e quali sono i principali pro e contro di questa modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.

Cos’è il lavoro agile o smart working?

La definizione di lavoro agile è contenuta nella Legge 22 maggio 2017, n. 81, precisamente all’articolo 18 – Capo II, ed è la seguente:

“modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.”

Quindi, con lavoro agile o smart working non si intende un diverso tipo di rapporto di lavoro, ma una differente modalità di esecuzione dello stesso, e si applica solo a lavoratrici e lavoratori dipendenti (subordinati).

Ai lavoratori agili, infatti, viene garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che lavorano in modo tradizionale, ed è prevista di conseguenza anche la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali.

Per operare in smart working, quindi, è necessario essere lavoratori dipendenti di un’azienda, con la quale sottoscrivere un accordo individuale facoltativo, che definisce le modalità di esecuzione delle mansioni previste. 

In genere, si procede in questo modo. Il dipendente trascorrere alcuni giorni in ufficio, esattamente come in un regolare rapporto di lavoro, e altri all’esterno. In questo secondo scenario, non esistono vincoli orari o di luogo, quindi il lavoratore o la lavoratrice possono svolgere le proprie mansioni da qualsiasi luogo e a qualunque ora, a patto che rispetti impegni, obblighi, scadenze e consegne. 

Prima, durante e dopo la Pandemia, la Contrattazione Nazionale Collettiva si è cimentata nella definizione di accordi, spesso aziendali, per regolare lo smart working prevedendo, in alcuni casi un modello tipo di accordo individuale, oltre a tutti gli istituti di carattere economico e normativo. 

Inoltre, negli ultimi rinnovi dei Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro lo smart working è stato regolato prendendo a riferimento non soltanto la normativa di legge, ma anche il “Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile nel settore privato” sottoscritto il 7 dicembre 2021 dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, frutto di un accordo raggiunto con le Parti Sociali.

La differenza tra il vero smart working e la situazione pandemica

Durante la pandemia abbiamo assistito a una vasta diffusione dello smart working, ma si trattava di una situazione di emergenza che ha reso necessarie delle misure in deroga alla normativa vigente. 

In effetti, quello svolto durante i mesi di chiusura e distanziamento fisico è qualcosa di più vicino al lavoro da remoto (remote working) o al lavoro da casa (home working) che non al lavoro agile, così come definito dalla legge 81/2017. 

Infatti, le lavoratrici e i lavoratori dovevano lavorare da un luogo specifico, in genere da casa, rispettando gli orari canonici previsti dal contratto di lavoro, garantendo la reperibilità e la connessione con l’ufficio e con gli altri dipendenti operanti da remoto o in sede. 

Il lavoro agile, invece, prevede in condizioni non di emergenza, lo scenario descritto prima, ovvero una parte delle ore di lavoro settimanali trascorse regolarmente in ufficio e un’altra parte senza vincoli orari o geografici. 

Vantaggi e svantaggi del lavoro agile o smart working

È importante notare che il lavoro agile non è adatto per tutte le persone e per tutte le tipologie di lavoro. Alcune mansioni richiedono la presenza fisica in determinati luoghi o una stretta collaborazione tra i membri del team. 

Per questo motivo è necessario valutare attentamente i vantaggi e gli svantaggi specifici per l’organizzazione e i dipendenti prima di adottare il lavoro agile o lo smart working.

Quali sono i vantaggi?

Il lavoro agile o smart working presenta numerosi vantaggi sia per i dipendenti che per le organizzazioni. 

Ecco alcuni dei principali:

• maggiore flessibilità: il lavoro agile consente ai dipendenti di lavorare in modo più flessibile, adattando le proprie ore di lavoro alle proprie esigenze personali. Ciò può migliorare l’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata e consentire ai dipendenti di conciliare meglio i loro impegni personali con il lavoro;
• maggiore produttività: molti studi hanno dimostrato che il lavoro agile può portare a un aumento della produttività. I dipendenti spesso si sentono più motivati e concentrati quando possono lavorare in un ambiente che ritengono più confortevole e che si adatta alle loro esigenze lavorative individuali. Inoltre, il lavoro agile può ridurre le distrazioni e i tempi morti associati all’ambiente tradizionale dell’ufficio;
• riduzione degli spostamenti e dei costi associati: il lavoro agile consente ai dipendenti di evitare gli spostamenti pendolari giornalieri verso l’ufficio. Ciò non solo riduce lo stress associato ai lunghi tragitti, ma può anche comportare risparmi significativi in termini di costi di trasporto e di tempo perso;
• maggiore attrattività per i talenti: offrire opzioni di lavoro agile può rendere un’organizzazione più attraente per i talenti, in particolare per i lavoratori che valorizzano la flessibilità e l’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata. Ciò può ampliare il pool di talenti disponibili e consentire all’organizzazione di reclutare professionisti altamente qualificati che potrebbero essere altrimenti esclusi a causa delle restrizioni geografiche o di altre limitazioni;
• riduzione dei costi operativi: per le organizzazioni, il lavoro agile può comportare una riduzione dei costi operativi. La necessità di un ufficio fisico può diminuire, riducendo gli affitti e le spese di manutenzione. Inoltre, le organizzazioni possono ridurre i costi associati a forniture per ufficio, servizi pubblici e altre spese operative;
• maggiore resilienza: il lavoro agile può rendere un’organizzazione più resiliente in situazioni di emergenza o crisi. Ad esempio, abbiamo imparato che durante una pandemia o altre situazioni che richiedono il distanziamento sociale il lavoro agile consente alle attività lavorative di continuare in modo efficace, evitando interruzioni significative.

Vediamo, ora, gli svantaggi. 

Quali sono gli svantaggi?

Nonostante i numerosi pro, il lavoro agile o smart working può presentare alcuni contro. 

Ecco una lista dei principali svantaggi da considerare:

• difficoltà nella gestione delle relazioni e della comunicazione: il lavoro agile può rendere più complesso stabilire e mantenere relazioni di lavoro solide e una comunicazione efficace tra i membri del team. La mancanza di interazioni faccia a faccia può portare a una diminuzione della coesione di squadra e della collaborazione, richiedendo sforzi extra per mantenere una comunicazione chiara e regolare;
• senso di isolamento: lavorare da remoto può causare un senso di isolamento e solitudine per alcuni dipendenti. La mancanza di interazioni sociali e di un ambiente di lavoro condiviso possono avere un impatto negativo sul benessere emotivo e mentale di lavoratrici e lavoratori;
• distrazioni e difficoltà nella gestione del tempo: lavorare da casa o in un ambiente non tradizionale può presentare molte distrazioni, come le faccende domestiche, i familiari o le interruzioni di altre attività. Durante la pandemia l’abbiamo imparato benissimo. La gestione del tempo può diventare più difficile e richiedere una maggiore disciplina personale per rimanere concentrati e produttivi;
• mancanza di separazione tra vita lavorativa e vita privata: sebbene il lavoro agile offra la flessibilità di lavorare da casa, può essere difficile stabilire un confine netto tra vita lavorativa e vita privata. Questo può portare a un aumento dello stress e alla difficoltà di staccare dal lavoro quando necessario;
• accesso limitato alle risorse e alle attrezzature: lavorare da un luogo remoto potrebbe significare avere accesso limitato alle risorse, alle attrezzature e alle tecnologie disponibili in un ambiente di lavoro tradizionale. Ciò potrebbe influire sulla produttività e sulla qualità del lavoro svolto;
• potenziale per una maggiore confusione tra i ruoli: in un ambiente di lavoro tradizionale, i ruoli e le responsabilità sono spesso chiaramente definiti. Nel lavoro agile, invece, potrebbe esserci una maggiore sovrapposizione di compiti e una minore chiarezza su chi sia responsabile di cosa. Questo può causare confusione;
• difficoltà nella gestione del feedback e delle valutazioni: la valutazione delle prestazioni e il feedback regolare possono essere più complessi nel lavoro agile, in quanto le interazioni faccia a faccia sono ridotte. Ciò può rendere più difficile fornire e ricevere feedback tempestivi e significativi per migliorare le prestazioni individuali e di squadra.

Insomma, il lavoro agile non è necessariamente la soluzione in ogni contesto, e non è nemmeno detto che sia adatto a tutte le lavoratrici e i lavoratori in maniera indistinta. 

Bisogna valutare molto attentamente vantaggi e svantaggi e sviluppare una cultura aziendale tale da favorire l’utilizzo di modalità di esecuzione del lavoro differenti, come il lavoro agile o smart working.