Una gestione corretta e trasparente dei rimborsi spesa è un pilastro fondamentale dell’amministrazione del personale, essenziale per tutelare sia l’azienda che i dipendenti.
La complessità delle normative fiscali e previdenziali richiede però una comprensione chiara delle diverse modalità di rimborso, delle loro implicazioni e degli obblighi di legge.
In questa guida operativa proveremo a fornire gli strumenti per orientarsi tra le principali tipologie di rimborso spesa, analizzando le differenze sostanziali tra il sistema forfettario e quello analitico (o a piè di lista), al fine di garantire una gestione conforme ed efficiente.
Indice dei contenuti
- Cos’è e a come funziona il rimborso spese?
- Qual è la normativa vigente per i rimborsi in busta paga?
- Rimborso forfettario (diaria): funzionamento e limiti di esenzione
- Rimborso analitico o a piè di lista: regole e documentazione
- Il rimborso misto: come funziona?
- Forfettario vs. Piè di Lista (vantaggi e svantaggi)
- Domande frequenti (FAQ)
Cos’è e a come funziona il rimborso spese?
Il rimborso spese è l’operazione attraverso cui l’azienda restituisce al lavoratore le somme che quest’ultimo ha anticipato per sostenere costi nell’interesse e per conto dell’azienda stessa.
La sua funzione primaria è quindi quella di coprire le spese sostenute dal dipendente durante l’espletamento delle sue mansioni (come viaggio, vitto e alloggio), assicurando che tali esborsi non intacchino il suo stipendio.
Trasferta di lavoro: il presupposto per il rimborso
Il presupposto fondamentale per l’erogazione di un rimborso spese è la trasferta di lavoro, che si verifica quando il dipendente è chiamato a svolgere la propria attività lavorativa in un luogo temporaneamente diverso dalla sede abituale indicata nel contratto di lavoro.
Come specificato dalla Circolare Ministeriale n. 207/E/2000, le caratteristiche che definiscono una trasferta sono essenzialmente due:
- lo spostamento occasionale della lavoratrice o del lavoratore per necessità aziendali;
- la permanenza temporanea in una sede di lavoro diversa da quella contrattuale.
È essenziale distinguere la trasferta (spostamento temporaneo) dal trasferimento, che implica un cambiamento definitivo e stabile della sede di lavoro.
Per approfondire, invitiamo a leggere il nostro articolo Il trasferimento del lavoratore: quando è legittimo e quali diritti ha il dipendente?.
L’obbligo di evidenziare i rimborsi spesa in busta paga
La normativa vigente impone un obbligo di trasparenza fondamentale: i rimborsi spese devono sempre essere iscritti in busta paga, anche quando sono totalmente esenti da imposizione fiscale e contributiva.
Le uniche somme escluse da questo obbligo sono quelle relative a spese intestate direttamente all’azienda.
L’omessa o inesatta registrazione di tali importi sul Libro Unico del Lavoro (LUL) è sanzionabile. Secondo l’articolo 39, comma 7, del Decreto Legge 112/2008 e il Vademecum sul Libro Unico del Lavoro del Ministero del Lavoro, è prevista una sanzione amministrativa pecuniaria che varia da un minimo di € 150 a un massimo di € 6.000, a seconda del numero di lavoratori coinvolti nell’irregolarità.
Qual è la normativa vigente per i rimborsi in busta paga?
La disciplina fiscale dei rimborsi spese per le lavoratrici e i lavoratori dipendenti è contenuta principalmente nell’articolo 51, comma 5, del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), d.P.R. n. 917/1986.
Questa norma definisce il trattamento fiscale delle indennità di trasferta e dei rimborsi, distinguendo tra diverse modalità di erogazione.
Le principali tipologie previste sono tre:
- Rimborso Forfettario (o diaria)
- Rimborso Analitico (o a piè di lista)
- Rimborso Misto
La scelta tra questi sistemi è a discrezione dell’azienda e può essere applicata a ogni singola trasferta.
Rimborso forfettario (diaria): funzionamento e limiti di esenzione
Il rimborso forfettario, noto anche come diaria o indennità di trasferta, rappresenta il sistema di rimborso più snello dal punto di vista burocratico.
Consiste nell’erogazione di una somma fissa giornaliera al dipendente per ogni giorno di trasferta, a copertura delle spese di vitto e alloggio, indipendentemente dai costi effettivamente sostenuti. L’importo minimo della diaria è generalmente stabilito dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) di riferimento, fornendo così una tutela di base per la lavoratrice o il lavoratore, mentre la policy aziendale ne determina l’importo effettivo.
Il vantaggio principale di questo sistema risiede nella sua semplicità amministrativa: il lavoratore, infatti, non è tenuto a raccogliere e presentare alcuna ricevuta o scontrino per le spese di vitto e alloggio, alleggerendo notevolmente l’onere burocratico della rendicontazione.
La tassazione del rimborso forfettario extra-comunale e comunale in busta paga
Per le trasferte che avvengono fuori dal territorio comunale della sede di lavoro, l’indennità forfettaria non concorre a formare il reddito del dipendente, e quindi non è tassata, entro specifici limiti giornalieri:
- € 46,48 al giorno per le trasferte effettuate in Italia
- € 77,46 al giorno per le trasferte effettuate all’estero
Qualsiasi importo erogato al dipendente che ecceda queste soglie giornaliere viene considerato reddito imponibile e, di conseguenza, assoggettato a tassazione e contribuzione in busta paga.
Per quanto riguarda, invece, le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro, le indennità e i rimborsi spese (siano essi forfettari, analitici o misti) concorrono interamente a formare il reddito imponibile del lavoratore. Di conseguenza, sono interamente soggetti a tassazione e contribuzione in busta paga.
L’unica eccezione a questa regola riguarda le spese di trasporto, che sono esenti da tassazione a condizione che siano comprovate da idonea documentazione proveniente dal vettore (es. biglietti di treno, autobus o mezzi pubblici).
È possibile aggiungere all’indennità forfettaria anche il rimborso chilometrico, che non è tassato (non concorre a formare il reddito) se le spese sono analiticamente documentate e riguardano trasferte extra-comunali. Qualsiasi altro rimborso aggiuntivo, documentato o meno, sarà invece pienamente tassabile
Gestione e deducibilità delle spese di viaggio nel forfettario
In aggiunta alla diaria, le spese di viaggio e trasporto (come biglietti aerei, ferroviari o pedaggi) possono essere rimborsate separatamente. Come spiegato prima, se queste spese sono analiticamente documentate, il loro rimborso è completamente esente da tassazione per il dipendente.
Dal punto di vista dell’azienda, il sistema forfettario offre un importante vantaggio fiscale: i rimborsi erogati secondo questo modello sono interamente deducibili ai fini delle imposte sui redditi, senza i limiti di importo previsti per altre tipologie di rimborso.
Al modello forfettario si contrappone il sistema analitico, un’alternativa che richiede una documentazione precisa di ogni singola spesa sostenuta.
Rimborso analitico o a piè di lista: regole e documentazione
Il rimborso analitico, comunemente definito a piè di lista, è il sistema basato sulla restituzione puntuale delle spese effettivamente sostenute e documentate dal lavoratore durante la trasferta.
Per ottenerlo, il lavoratore ha l’obbligo di compilare e presentare una nota spese dettagliata, alla quale devono essere allegati tutti i documenti giustificativi originali. La documentazione può includere scontrini, ricevute fiscali, fatture, biglietti nominativi e, in linea con le prassi moderne, anche biglietti anonimi purché acquistati con pagamenti tracciabili.
La non imponibilità delle spese documentate extra-comunali
Per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale i rimborsi analitici delle seguenti spese non concorrono a formare reddito per il lavoratore e sono quindi esenti da tassazione:
- spese documentate di viaggio, trasporto, vitto e alloggio, senza alcun limite di importo;
- ulteriori spese extra come quelle per telefono, parcheggio o lavanderia. Tali spese, anche se non documentabili ma attestate analiticamente dal lavoratore, sono esenti fino a un importo massimo di:
- € 15,49 al giorno per le trasferte in Italia
- € 25,82 al giorno per le trasferte all’estero
L’eventuale rimborso per ulteriori spese che superi queste soglie giornaliere sarà invece tassato in busta paga.
Anche in questo caso, il rimborso chilometrico non è soggetto a tassazione in capo al dipendente, in quanto è classificabile come un indennizzo per i costi sostenuti per conto dell’impresa, a condizione che l’importo sia calcolato in base alla percorrenza, al tipo di automezzo e al costo chilometrico ricostruito secondo le tabelle ACI. Eventuali importi eccedenti saranno tassati.
Deducibilità per l’azienda nel rimborso analitico
A differenza del modello forfettario, la deducibilità dei costi per l’azienda nel sistema analitico è soggetta a dei limiti.
Mentre le spese di viaggio e trasporto sono interamente deducibili, le spese di vitto e alloggio sono deducibili fino a un tetto massimo giornaliero di:
- € 180,76 per le trasferte in Italia
- € 258,23 per le trasferte all’estero
L’eventuale eccedenza rispetto a questi limiti è deducibile solo nella misura del 75%.
Questo modello, con i suoi rigidi requisiti di documentazione, si contrappone alla semplicità del sistema forfettario, offrendo tuttavia vantaggi e limiti differenti in termini di deducibilità fiscale per l’azienda.
Esiste infine una terza via, il modello misto, che combina elementi di entrambi.
Il rimborso misto: come funziona?
Il sistema di rimborso misto rappresenta una soluzione ibrida che cerca di bilanciare la semplicità del modello forfettario con la precisione di quello analitico.
Come suggerisce il nome, combina l’erogazione di una diaria forfettaria con il rimborso analitico di alcune specifiche voci di spesa, tipicamente il vitto e/o l’alloggio. In questo scenario, il lavoratore è tenuto a presentare una nota spese corredata dalla documentazione giustificativa solo per le spese rimborsate a piè di lista, mentre per le altre riceve un’indennità fissa.
Riduzione delle soglie di esenzione nel modello misto
Quando si adotta il modello misto per le trasferte extra-comunali, le soglie di esenzione fiscale della diaria forfettaria vengono ridotte in base a quali costi vengono rimborsati analiticamente.
Le regole sono le seguenti:
- se viene rimborsato a piè di lista o il vitto o l’alloggio, la diaria è esente da tassazione fino a € 30,99 al giorno (per trasferte in Italia) e € 51,65 al giorno (per trasferte all’estero);
- se vengono rimborsati a piè di lista sia il vitto sia l’alloggio, la diaria è esente da tassazione fino a € 15,49 al giorno (per trasferte in Italia) e € 25,82 al giorno (per trasferte all’estero).
Anche in questo modello, le spese di viaggio documentate possono essere rimborsate separatamente e non sono tassate.
Forfettario vs. Piè di Lista (vantaggi e svantaggi)
La scelta tra i due modelli principali dipende da un’attenta valutazione dei pro e contro per entrambe le parti, con implicazioni dirette su tassazione, deducibilità e gestione amministrativa.
Vediamo, quindi, un confronto riepilogativo dei due sistemi.
| Caratteristica | Modello forfettario (diaria) | Modello analitico (a Piè di lista) |
|---|---|---|
| Principio base | Erogazione di una somma fissa giornaliera. | Rimborso puntuale delle spese effettive. |
| Documentazione (lavoratrice/lavoratore) | Nessuna per vitto e alloggio. Solo per spese di viaggio/trasporto rimborsate a parte. | Obbligo di nota spese dettagliata con tutti i giustificativi originali. |
| Tassazione (lavoratrice/lavoratore) | Esente fino a € 46,48 (IT) / € 77,46 (EST). L’eccedenza è tassata. | Totalmente esente per vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentati. Tassata solo l’eccedenza sulle ulteriori spese (€ 15,49 / € 25,82). |
| Deducibilità (Azienda) | Interamente deducibile senza limiti di importo. | Spese di viaggio interamente deducibili. Vitto e alloggio deducibili con limiti: € 180,76 (IT) / € 258,23 (EST). |
| Vantaggio chiave (Azienda) | Semplicità amministrativa e piena deducibilità. | Controllo preciso dei costi e aderenza alla spesa reale. |
| Svantaggio chiave (Azienda) | Minor controllo sui costi effettivi. | Complessità amministrativa; limiti di deducibilità su vitto/alloggio. |
| Vantaggio chiave (lavoratrice/lavoratore) | Massima semplicità burocratica. | Garanzia di rimborso totale delle spese sostenute. |
| Svantaggio chiave (lavoratrice/lavoratore) | Rischio che la diaria non copra le spese reali. | Onere di conservazione meticolosa di ogni documento. |
In conclusione, non esiste un sistema di rimborso universalmente migliore.
La scelta dipende dalle specifiche esigenze aziendali, dalla frequenza e dalla natura delle trasferte, nonché dalla cultura organizzativa.
In ogni caso, una gestione dei rimborsi chiara, trasparente e conforme alla normativa non è solo un adempimento legale, ma anche un elemento chiave per costruire un rapporto di lavoro sereno, efficiente e basato sulla fiducia reciproca.
Domande frequenti (FAQ)
Il rimborso forfettario è una somma fissa (diaria) erogata per ogni giorno di trasferta, indipendentemente dalle spese di vitto e alloggio sostenute, e non richiede ricevute. Il rimborso a piè di lista (o analitico) copre le spese effettive documentate (come scontrini e fatture) per vitto, alloggio e viaggio.
L’azienda ha la facoltà di scegliere liberamente tra le tipologie di rimborso per ogni trasferta. Il sistema forfettario è spesso scelto per la sua semplicità amministrativa, dato che riduce la burocrazia non richiedendo la rendicontazione analitica delle spese di vitto e alloggio. Può essere applicato per trasferte di breve o lunga durata.
I rimborsi forfettari, analitici e misti sono sistemi alternativi e la scelta spetta all’azienda. Non è specificato un caso generale di obbligatorietà per il piè di lista. Tuttavia, se l’azienda opta per rimborsare i costi di vitto e alloggio per l’importo esatto speso dal dipendente, deve necessariamente adottare il regime analitico o misto e richiedere la documentazione.
La trasferta si verifica quando il lavoratore svolge temporaneamente un’attività fuori dalla sede di lavoro abituale per esigenze aziendali. Ai fini fiscali, la distinzione cruciale è tra trasferte nel territorio comunale (dove i rimborsi sono generalmente tassati) e trasferte fuori dal territorio comunale (dove sono previste le esenzioni massime).
Per le trasferte extracomunali, le spese documentate per vitto, alloggio, viaggio e trasporto non concorrono a formare il reddito del lavoratore e non sono tassate, senza limiti di importo. Solo le ulteriori spese extra non documentate sono esenti fino a € 15,49 al giorno in Italia. In caso di trasferte nel comune, invece, l’importo è tassato, ad eccezione delle spese di trasporto documentate dal vettore.
No, non è completamente esente. Il rimborso forfettario (diaria) è interamente tassato se la trasferta avviene all’interno del territorio comunale della sede di lavoro. È esente da tassazione solo se si tratta di trasferte extracomunali, e unicamente entro i limiti giornalieri stabiliti dalla legge.
Per le trasferte extracomunali in Italia, l’indennità forfettaria non concorre a formare il reddito del dipendente fino a € 46,48 al giorno. Per le trasferte all’estero, il limite di esenzione sale a € 77,46 al giorno. Le spese di viaggio e trasporto documentate sono esenti in aggiunta a queste somme.
La parte del rimborso forfettario che eccede la soglia giornaliera legale (ad esempio, € 46,48 in Italia) concorre a formare il reddito del lavoratore. Tale eccedenza deve essere assoggettata a tassazione fiscale e previdenziale. L’azienda può erogare importi superiori ai limiti, ma con la conseguenza dell’imponibilità fiscale sulla quota eccedente.
Il lavoratore deve presentare una nota spese corredata dalla documentazione giustificativa delle spese effettive. La documentazione necessaria include scontrini, ricevute fiscali o fatture per vitto e alloggio. Per le spese di viaggio e trasporto, sono sufficienti i biglietti nominativi, le ricevute rilasciate dal vettore o anche biglietti anonimi.
No, in linea generale il rimborso forfettario è il più snello e non prevede che il lavoratore debba fornire ricevute o documenti di spesa per vitto e alloggio. Tuttavia, se al rimborso forfettario si aggiungono le spese di viaggio e trasporto (es. biglietto del treno), queste devono essere documentate analiticamente per poter essere esenti da tassazione.
Sì, purché documentate. Le spese di viaggio e trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore sono esenti da tassazione. Questa esenzione vale sia in caso di trasferte extra-comunali (in entrambi i regimi), sia in caso di trasferte nel territorio comunale.
Nel regime analitico, le spese di vitto e alloggio vengono rimborsate per l’importo esatto sostenuto, a condizione che il lavoratore presenti i giustificativi (fattura, ricevuta). Per le trasferte extracomunali, questi rimborsi sono esenti da tassazione senza limiti di importo per il dipendente.
Sì. Il rimborso forfettario consiste nel versamento di una somma a forfait per ogni giorno di trasferta, e viene erogato indipendentemente dalle spese che il dipendente o collaboratore ha effettivamente sostenuto. L’importo è dovuto anche se la trasferta dura solo poche ore.