Modello UNILAV: cos’è e quando va inviato

Il Modello Unificato Lav, comunemente noto come Modello UniLav, rappresenta un adempimento fondamentale e imprescindibile nella gestione dei rapporti di lavoro in Italia. 

Si tratta del documento standardizzato attraverso cui i datori di lavoro comunicano telematicamente agli enti competenti l’instaurazione, la variazione o la cessazione di qualsiasi rapporto di lavoro subordinato.

Approfondiamo insieme, e vediamo cos’è il Modello UniLav, quando è obbligatorio, chi lo deve inviare e per quali adempimenti.

Cos’è il Modello UniLav

Il Modello UniLav (o Modello Unificato Lav) è lo strumento ufficiale e digitale per la gestione di tutte le comunicazioni obbligatorie relative ai rapporti di lavoro. 

È un documento standardizzato che, una volta trasmesso telematicamente, viene condiviso con tutti gli enti competenti (INPS, INAIL, Centri per l’Impiego, etc.).

Il suo scopo è duplice e strategico:

• per i datori di lavoro: semplificare e snellire le procedure, unificando in un’unica trasmissione digitale (principio di pluriefficacia) dati che in precedenza richiedevano comunicazioni separate a INPS, INAIL, Centri per l’Impiego e altri enti.
• per gli enti pubblici: assicurare la piena tracciabilità e trasparenza dei contratti di lavoro, fornendo una base dati aggiornata e condivisa essenziale per il monitoraggio del mercato del lavoro e per il contrasto alle irregolarità.

L’introduzione di questo strumento ha segnato una svolta epocale, rivoluzionando la gestione delle comunicazioni obbligatorie. Si è passati da un sistema frammentato e cartaceo a un processo unificato, digitale e tracciabile, che semplifica gli adempimenti per le aziende e rafforza i controlli da parte delle istituzioni.

La normativa di riferimento e l’obbligatorietà dal 2008

La base normativa che ha introdotto il Modello UniLav è il Decreto Interministeriale del 30 ottobre 2007, con il quale sono state definite le modalità e gli standard per le comunicazioni telematiche obbligatorie.

L’obbligo di utilizzare esclusivamente questo modello unificato è in vigore dall’11 gennaio 2008, come stabilito nel contesto normativo delineato dalla Legge n. 296/2006 (Legge Finanziaria 2007), che ha posto le basi per la digitalizzazione di questi adempimenti.

UniLav: una comunicazione unica per più enti

Una delle caratteristiche più innovative del Modello UniLav è la sua “pluriefficacia”. Questo significa che una singola trasmissione telematica del modello adempie simultaneamente agli obblighi di comunicazione verso una pluralità di enti pubblici. 

In questo modo, il datore di lavoro non deve più inviare notifiche separate a ciascuna istituzione.

Gli enti destinatari della comunicazione unica sono:

• INPS (Istituto Nazionale della Previdenza Sociale);
• INAIL (Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro);
• Centri per l’Impiego territorialmente competenti;
• Ispettorato Nazionale del Lavoro;
• Prefettura (Ufficio Territoriale del Governo).

Vediamo, ora, in quali circostanze specifiche il suo invio è richiesto dalla legge.

Quando è obbligatorio l’invio del Modello UniLav?

L’obbligo di invio del Modello UniLav non riguarda solo il momento dell’assunzione, ma si estende a tutte le principali vicende che modificano o concludono il legame contrattuale tra datore di lavoro e lavoratore. 

1. Comunicazioni di assunzione e inizio rapporto di lavoro

L’invio del Modello UniLav è obbligatorio per comunicare l’instaurazione di qualsiasi nuovo rapporto di lavoro subordinato. L’obbligo copre un’ampia gamma di tipologie contrattuali, tra cui:

• contratti a tempo indeterminato;
• contratti a tempo determinato;
• contratti di apprendistato;
• contratti di lavoro intermittente.

2. Comunicazioni per cessazione del rapporto e dimissioni

Allo stesso modo, è necessario comunicare la fine del rapporto di lavoro tramite UniLav. Questo obbligo include tutti i casi di interruzione, come:

• licenziamento individuale o collettivo;
• dimissioni volontarie del lavoratore;
• scadenza naturale di un contratto a termine.

3. Segnalazione di variazioni contrattuali

Qualsiasi modifica sostanziale del contratto di lavoro in essere deve essere notificata. Nello specifico, le principali variazioni contrattuali che richiedono l’invio dell’UniLav sono:

• la proroga di un contratto a tempo determinato;
• la trasformazione del contratto, ad esempio da tempo determinato a indeterminato, oppure da part-time a full-time (e viceversa).

4. Casi specifici: distacco e trasferimento del lavoratore

L’obbligo di comunicazione si estende anche a eventi specifici che modificano le condizioni operative del rapporto di lavoro, pur senza alterarne la natura contrattuale. 

Tra questi rientrano:

• il distacco, ovvero quando un lavoratore viene temporaneamente inviato a svolgere la propria prestazione presso un altro soggetto;
• il trasferimento del lavoratore a una diversa sede operativa dell’azienda.

5. Eccezioni all’obbligo generale

La normativa prevede alcune specifiche eccezioni all’obbligo generale di invio. 

Le più importanti sono:

• agenzie per il lavoro: non sono tenute a inviare l’UniLav per i contratti di somministrazione, per i quali utilizzano un modello specifico (UniSomm);
• lavoratori domestici: per l’assunzione, la variazione e la cessazione dei rapporti di lavoro domestico (colf, badanti, etc.), la procedura di comunicazione è gestita interamente tramite un sistema dedicato dell’INPS (la procedura di “Iscrizione rapporto di lavoro” per lavoratori domestici).

Com’è fatto il Modello UniLav? Le sezioni da compilare

La corretta e meticolosa compilazione del Modello UniLav è di fondamentale importanza. Un errore, anche apparentemente di poco conto, può invalidare la comunicazione e comportare sanzioni. 

Il modello è strutturato in diverse sezioni, chiamate “quadri”, ognuna delle quali raccoglie dati essenziali per identificare univocamente il datore di lavoro, il lavoratore e la natura specifica del rapporto contrattuale.

• Dati anagrafici e identificativi del datore di lavoro: questa sezione identifica l’azienda o l’ente che assume. I dati richiesti includono:
  • Codice Fiscale / Partita IVA
  • Denominazione o Ragione Sociale
  • Codice ATECO (che classifica l’attività economica)
  • Indirizzo della sede legale e della sede operativa dove il lavoratore presterà servizio
• Dati del lavoratore e informazioni personali: qui vengono raccolte le informazioni necessarie per identificare il dipendente. I campi da compilare sono:
  • Codice Fiscale
  • Nome e Cognome
  • Data e luogo di nascita
  • Cittadinanza e domicilio
  • Livello di istruzione;
  • Dati del permesso di soggiorno per lavoratori stranieri non comunitari (precedentemente gestiti con il Modello Q, ora integrati nell’UniLav)
• Dettagli sul rapporto lavorativo: questo quadro è il cuore della comunicazione e descrive le condizioni contrattuali. Le informazioni chiave da inserire sono:
  • Data di inizio del rapporto di lavoro (e data di fine, per i contratti a termine)
  • Tipologia contrattuale (es. tempo determinato, indeterminato, apprendistato)
  • Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) applicato;
  • Livello di inquadramento e qualifica professionale (secondo la classificazione ISTAT)
  • Orario di lavoro (full-time, part-time, etc.) e le ore settimanali medie previste
• Dati previdenziali, retribuzione e indicazione degli incentivi: infine, il modello richiede l’inserimento di dati economici e previdenziali essenziali:
  • Retribuzione/compenso lordo previsto dal contratto
  • L’ente previdenziale di riferimento (solitamente l’INPS)
  • Il codice PAT INAIL (Posizione Assicurativa Territoriale)
  • L’indicazione di eventuali agevolazioni o incentivi all’assunzione di cui il datore di lavoro intende usufruire

Una volta raccolte tutte queste informazioni, si può procedere con la trasmissione.

Dove e come inviare il Modello UniLav: la procedura telematica

La procedura di invio del Modello UniLav è un processo interamente digitalizzato, pensato per essere rapido e tracciabile. Non esiste più una versione cartacea; tutto avviene online attraverso portali istituzionali. 

Vediamo, quindi, i passaggi da seguire per una corretta trasmissione, i documenti da conservare e le soluzioni da adottare in caso di emergenza.

1. Dove trovare il Modello UniLav

È importante chiarire che il Modello UniLav non è un file da scaricare e compilare offline (come un PDF o un Word). Si tratta di un form da compilare direttamente online all’interno di piattaforme dedicate. 

I canali di accesso ufficiali sono:

• i portali informatici delle Regioni o delle Province Autonome in cui ha sede l’unità produttiva dell’azienda;
• il portale nazionale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

2. Modalità di invio: il sistema telematico e l’accesso con SPID

Come già spiegato, l’invio avviene esclusivamente in via telematica. Per accedere ai portali e compilare il modello, il datore di lavoro (o l’intermediario abilitato) deve autenticarsi tramite un’identità digitale riconosciuta, come:

• SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale);
• CIE (Carta d’Identità Elettronica);
• CNS (Carta Nazionale dei Servizi).

3. Guida rapida alla compilazione e invio online

Il processo di invio può essere sintetizzato nei seguenti passaggi:

1. Raccogliere tutti i dati necessari: prima di iniziare, assicurarsi di avere a disposizione tutte le informazioni relative al lavoratore, all’azienda e ai dettagli contrattuali.
2. Accedere al portale: effettuare il login al portale regionale o nazionale (qui) competente utilizzando le proprie credenziali digitali (SPID, CIE, CNS).
3. Selezionare la comunicazione: navigare fino alla sezione dedicata alle “Comunicazioni Obbligatorie” e selezionare il tipo di comunicazione da effettuare (es. “Unilav Assunzione”).
4. Compilare i campi: inserire con attenzione tutti i dati richiesti nei vari quadri del modulo, seguendo la procedura guidata.
5. Verificare e inviare: controllare la correttezza di tutte le informazioni inserite prima di procedere con l’invio telematico.
6. Salvare la ricevuta: una volta che il sistema conferma l’invio, scaricare e salvare la ricevuta in formato PDF generata automaticamente.

4. La ricevuta UniLav: valore legale e obbligo di conservazione

Come illustrato, a seguito di un invio andato a buon fine, il sistema genera una ricevuta in formato PDF che contiene un codice di comunicazione e attesta l’avvenuta trasmissione. 

Questo documento ha pieno valore legale e prova l’adempimento dell’obbligo.

Il datore di lavoro ha il doppio obbligo di:

• conservare una copia della ricevuta a norma di legge;
• consegnarne una copia al lavoratore, che ha comunque la possibilità di visualizzarla autonomamente accedendo al portale dell’INPS.

5. Il Modello UniURG in caso di malfunzionamento del sistema

In caso di guasti o malfunzionamenti documentati dei sistemi informatici regionali o nazionali che impediscano l’invio dell’UniLav, è possibile utilizzare una procedura di emergenza: il Modello UniURG.

Questo modello sintetico permette di rispettare le scadenze inviando i dati essenziali. Tuttavia, l’invio dell’UniURG non sostituisce la comunicazione completa: il datore di lavoro resta tenuto a trasmettere il Modello UniLav ordinario non appena il sistema torna operativo.

La corretta esecuzione della procedura è strettamente legata al rispetto delle scadenze perentorie previste dalla legge.

Quando va inviato il Modello UniLav? Tempistiche e scadenze

Il rispetto delle scadenze per l’invio del Modello UniLav è un aspetto di cruciale importanza. La normativa stabilisce termini perentori che variano a seconda della tipologia di comunicazione. 

Un invio tardivo o omesso non è considerato una semplice irregolarità formale, ma una violazione che comporta l’applicazione diretta di sanzioni amministrative.

• Scadenza per l’assunzione di un nuovo dipendente: per tutte le comunicazioni relative all’instaurazione di un nuovo rapporto di lavoro, la scadenza è estremamente rigorosa: il Modello UniLav deve essere inviato entro le ore 23:59 (o 24:00) del giorno precedente l’inizio effettivo del rapporto di lavoro, anche se festivo.
• Scadenza per cessazioni e variazioni contrattuali: per tutte le altre tipologie di comunicazione, la normativa concede un margine di tempo maggiore. Le comunicazioni relative a cessazioni, proroghe, trasformazioni, distacchi e trasferimenti devono essere inviate entro cinque giorni dall’evento che le ha generate.

Soggetti obbligati all’invio e professionisti abilitati

La normativa identifica con precisione non solo i soggetti legalmente tenuti a effettuare la comunicazione UniLav, ma anche la cerchia di intermediari professionali autorizzati a compiere tale adempimento per conto dei datori di lavoro. 

• Datori di lavoro e Pubbliche Amministrazioni: l’obbligo di comunicazione ricade, in primo luogo, su tutti i datori di lavoro privati di ogni settore economico, gli enti pubblici economici e le Pubbliche Amministrazioni.
• Intermediari autorizzati e consulenti del lavoro: il datore di lavoro può delegare l’invio del Modello UniLav a una serie di soggetti abilitati per legge. Tra questi figurano consulenti del lavoro, avvocati, commercialisti, ragionieri e periti commerciali, Agenzie per il lavoro, servizi delle associazioni di categoria per imprese artigiane e piccole aziende.

Chi non può inviare il Modello UniLav

Per evitare errori, è altrettanto importante sapere quali figure professionali non sono autorizzate a effettuare l’invio delle comunicazioni obbligatorie. 

L’elenco include esplicitamente:

• Centri Elaborazione Dati (CED)
• Tributaristi
• Consulenti fiscali
• Revisori contabili

Il mancato adempimento di questi obblighi da parte dei soggetti tenuti a farlo comporta gravi implicazioni legali ed economiche.

Cosa succede in caso di mancato invio del Modello UniLav?

Il mancato, ritardato o errato invio del Modello UniLav non deve essere considerato una semplice dimenticanza amministrativa. Si tratta di una violazione di legge con conseguenze economiche e legali precise e dirette. 

Questo adempimento, infatti, è uno degli strumenti più efficaci a disposizione dello Stato per garantire la trasparenza del mercato del lavoro e per contrastare il fenomeno del lavoro sommerso.

La normativa prevede una sanzione amministrativa pecuniaria per ogni comunicazione omessa o inviata oltre i termini. In base all’articolo 19, comma 3, del Decreto Legislativo n. 276/2003, la sanzione varia da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato dalla comunicazione tardiva o mancante.

Il ruolo dell’UniLav nel contrasto al lavoro irregolare

Al di là della sanzione, l’importanza strategica del Modello UniLav risiede nel suo ruolo di strumento di prevenzione e contrasto al lavoro irregolare, anche noto come “lavoro in nero”. 

L’obbligo di comunicazione preventiva per le assunzioni è stato introdotto proprio per rendere tracciabile l’inizio di ogni rapporto di lavoro. Di conseguenza, l’omessa comunicazione UniLav costituisce per gli organi ispettivi (come l’Ispettorato del Lavoro) un indicatore primario della possibile esistenza di un rapporto di lavoro completamente sommerso e non registrato.

Conclusione

La gestione corretta e puntuale del Modello UniLav è un passaggio irrinunciabile per qualsiasi datore di lavoro che desideri operare nella piena legalità. 

Garantisce il rispetto della legge, previene sanzioni e contribuisce a una gestione del personale trasparente e tracciabile. 

L’adozione di strumenti digitali e software gestionali può ulteriormente semplificare questo processo, aiutando le aziende a mantenere la conformità normativa e a ottimizzare i propri flussi amministrativi.

Domande frequenti (FAQ)