Qual è la normativa sulla segnalazione illeciti o Whistleblowing

La segnalazione di comportamenti illeciti, conosciuta anche come “Whistleblowing”, che in inglese significa “denuncia”, è l’atto compiuto da una lavoratrici o un lavoratore che, nello svolgimento delle sue mansioni, scopre situazioni, fatti o circostanze che indicano ragionevolmente il verificarsi di un’irregolarità o di un illecito.

In questo articolo vedremo qual è la normativa di riferimento nel nostro Paese per l’integrazione delle procedure di segnalazione nelle organizzazioni pubbliche e private.

Vedremo, poi, chi sono i soggetti obbligati a dotarsi di adeguate procedure di segnalazione e quali quelli tutelati dalla normativa in vigore.

Scopriremo, inoltre, come si sviluppa il processo di segnalazione. Infine, analizzeremo le sanzioni previste dal legislatore in caso di inadempienza.

Whistleblowing: normativa di riferimento

La segnalazione di illeciti, in Italia, è normata dal D.Lgs. 24/2023, che ha recepito la Direttiva UE 2019/1937, la cosiddetta Direttiva Whistleblowing, emanata a protezione delle persone che segnalano violazioni di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo, pubblico o privato, e che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.

Si tratta di disposizioni di legge che definiscono in particolare la progettazione e realizzazione dei canali di comunicazione per le procedure di segnalazione, la garanzia di affidabilità degli strumenti tecnologici adottati, vista la delicatezza delle informazioni gestite, e la formazione dei lavoratori circa le procedure stesse.

Al quadro normativo così delineato, si affiancano poi le Linee guida dell’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione), prodotte con il parere positivo del Garante della Privacy, che definiscono le procedure e la gestione delle segnalazioni esterne e garantirne la riservatezza. 

Queste linee guida sono sottoposte a una revisione triennale, in modo da adeguarle all’evoluzione tecnologica e alle esperienze maturate nel tempo,condivise anche con le altre autorità UE coinvolte.

Whistleblowing: soggetti obbligati e tutelati

Le segnalazioni possono riguardare violazioni effettive o potenziali della normativa europea o nazionale, che si manifestino attraverso comportamenti, atti e omissioni su cui il whistleblower è informato e possiede concreti elementi a supporto.

Gli obblighi di attivazione delle procedure di segnalazione riguardano tutti gli enti del settore pubblico. 

Per quanto riguarda il settore privato, invece, sono coinvolte le imprese:

• con almeno 50 lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, indipendentemente dall’attività svolta; 
• che operano nei settori regolamentati a livello europeo (servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente) anche se con un numero di addetti inferiore a 50;
• che adottano modelli di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01, recante la disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni, anche se prive di personalità giuridica e con meno di 50 addetti.

I soggetti tutelati da questo impianto normativo sono coloro che, indipendentemente dal rapporto di lavoro o collaborazione con l’organizzazione oggetto della violazione, segnalano gli illeciti, e di conseguenza potrebbero essere soggetti a possibili atti ritorsivi.

Ci riferiamo a tutti i soggetti che vengono a conoscenza di condotte illecite nel loro contesto lavorativo, anche quando il rapporto di lavoro non sia ancora iniziato, durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento del rapporto, purché le informazioni siano state acquisite nel corso del rapporto stesso o durante il processo di selezione.

Nel dettaglio, parliamo di: 

• dipendenti pubblici, lavoratori subordinati, lavoratori autonomi e collaboratori che svolgono la propria attività presso i soggetti pubblici e privati oppure forniscono loro beni o servizi; 
• liberi professionisti e consulenti;
• volontari e tirocinanti anche non retribuiti;
• azionisti;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.  

La tutela offerta è di tre tipi:

• tutela della riservatezza;
• tutela contro le ritorsioni;
• previsione di cause di esclusione della responsabilità accertate nei confronti del whistleblower per la violazione di eventuali restrizioni alla divulgazione di informazioni.

La protezione si estende anche ai “facilitatori” dei segnalanti, ovvero:

• coloro che li affiancano nel processo di segnalazione;
• persone legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela;
• colleghi di lavoro che operano all’interno del medesimo contesto lavorativo;
• enti di loro proprietà o in cui lavorano.

Procedure di segnalazione illeciti

Le procedure di segnalazione degli illeciti riguardano tre diversi canali, dal momento che possono essere interne all’azienda, esterne alla stessa o giungere addirittura a una divulgazione pubblica.

1. Segnalazione interna

Le procedure di segnalazione interna devono essere attivate da enti e imprese, sentite le organizzazioni sindacali, e necessitano dell’adozione di misure di sicurezza adeguate per garantire la riservatezza del segnalante, delle persone coinvolte e comunque menzionate, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. 

Si ricorda che la procedura può essere definita anche in un accordo aziendale o nel Contratto Collettivo Nazionale di riferimento e per questo è importante che la lavoratrice o il lavoratore coinvolta/o facciano una verifica con la rappresentanza sindacale presente in azienda o con la propria organizzazione sindacale.

Per assolvere agli obblighi di legge, occorre nominare i soggetti che gestiscono il canale di segnalazione e formarli; in alternativa, per questa mansione è possibile affidarsi a un soggetto esterno.

La procedura deve prevedere la possibilità di fare segnalazioni nelle seguenti modalità:

• scritte, anche in formato digitale;
• orali, attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale;
• mediante un incontro diretto.

Di seguito, l’iter che deve seguire la segnalazione:

• entro 7 giorni dalla presentazione, l’incaricato deve rilasciare un avviso di ricevimento al segnalante e nel caso chiedere integrazioni; 
• entro 7 giorni la segnalazione pervenuta a un soggetto non competente deve essere inoltrata al corretto destinatario;
• entro 3 mesi occorre fornire riscontro al segnalante.

Le condizioni e le procedure per fare le segnalazioni devono essere chiare, visibili e facilmente accessibili a tutti i possibili destinatari, anche a chi non frequenta i luoghi di lavoro. 

Infine, rileviamo che i dati a supporto della segnalazione devono essere conservati per un periodo non superiore a cinque anni, dopodiché devono essere eliminati. 

2. Segnalazione esterna

Il segnalante può decidere di utilizzare questo canale di segnalazione esterna se si verifica di una delle seguenti condizioni:

• il canale di segnalazione interno non è obbligatorio, non è stato attivato o non è organizzato nel rispetto della normativa;
• a seguito di segnalazione interna, questa non ha avuto seguito o si è conclusa con esito negativo;
• il segnalante ha ragione di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito oppure che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• se il whistleblower ritiene che la violazione segnalata possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

In questo caso, i tempi per il segnalante sono i seguenti:

• ottiene un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni;
• ottiene un riscontro entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento. 

La piattaforma di segnalazione è gestita direttamente dall’Anac.

3. Divulgazioni pubbliche

Questo canale rappresenta l’extrema ratio, e può essere attivato esclusivamente nel caso in cui il segnalante:

• abbia già fatto una segnalazione interna o esterna, senza aver ricevuto riscontro nei termini previsti;
• ritiene fondatamente che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• abbia ragione di credere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

In questo caso è prevista una clausola di salvaguardia, in merito al segreto professionale dei giornalisti, con riferimento alla fonte della notizia.

Sanzioni in caso di mancato adempimento

L’Anac si occupa di applicare le sanzioni amministrative pecuniarie previste in caso di accertamento di violazioni nei confronti di tutti i soggetti obbligati; queste sanzioni vanno da 10.000 a 50.000 euro, nel caso in cui l’Autorità accerti che:

• sono state commesse ritorsioni nei confronti del whistleblower e/o degli eventuali facilitatori;
• la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o è stato violato l’obbligo di riservatezza;
• non sono stati istituiti canali di segnalazione, ove obbligatori, o non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero l’adozione o la loro implementazione non è conforme alla normativa;
• non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.

Per quanto concerne l’accertamento di un’eventuale violazione dell’obbligo di riservatezza circa l’identità del segnalante, le sanzioni vanno da 500 a 2.500 euro.

Infine, è previsto l’obbligo, per le piccole aziende che applicano i modelli organizzativi previsti dal D.Lgs. 231/01, di prevedere nel loro sistema disciplinare esplicite sanzioni per i soggetti responsabili degli illeciti.

Per approfondire questo tema, invitiamo a consultare il sito dell’Anac alla pagina dedicata al Whistleblowing.