L’organigramma aziendale è uno schema che mostra la struttura organizzativa, i diversi ruoli ricoperti, nonché i legami diretti e indiretti che intercorrono tra i diversi soggetti, se l’azienda è di piccole dimensioni, o tra i dipartimenti, nel caso delle grandi organizzazioni.
In questo articolo vedremo cos’è e come funziona l’organigramma, uno strumento essenziale all’interno delle dinamiche di un’azienda.
Scopriremo, poi, che non esiste un modello univoco e valido per tutte le organizzazioni, ma esistono molteplici schemi adatti alle diverse esigenze organizzative, produttive e strutturali dell’azienda, nonché agli obiettivi per cui l’organigramma viene realizzato.
Vedremo, inoltre, come si realizza un organigramma e quali sono i passi necessari da compiere per ottenere il modello più adatto alla propria realtà aziendale e agli scopi prefissati.
Infine, analizzeremo le ragioni per cui è fondamentale dotarsi di questo schema e utilizzarlo correttamente.
Indice dei contenuti
Cos’è un organigramma aziendale?
L’organigramma aziendale è la rappresentazione grafica della struttura organizzativa di un’azienda. Si tratta di uno strumento molto utile, per individuare in maniera pressoché immediata molteplici informazioni, tra cui le seguenti:
- organizzazione dell’azienda e suddivisione di ruoli/mansioni;
- relazioni gerarchiche tra il personale (chi fa rapporto a chi?);
- responsabilità di ciascun individuo/dipartimento.
Serve a migliorare la comunicazione interna, a pianificare le attività e a ottimizzarne la gestione.
L’organigramma viene progettato da zero se l’azienda è una startup, oppure può essere oggetto di revisione periodica per le imprese già attive da tempo, dal momento che non si tratta di uno schema fisso, e potrebbe essere necessario modificarlo per adeguare la struttura aziendale, ad esempio, a nuove necessità produttive oppure perché esistono nuovi ruoli da ricoprire e dipartimenti da organizzare.
Quali sono i diversi modelli di organigramma aziendale?
Non esiste un solo tipo di organigramma valido per qualsiasi impresa, per questo è importante conoscere i diversi schemi che è possibile applicare alla propria organizzazione in modo da rispondere alle effettive esigenze dell’azienda e della sua struttura.
Vediamo i principali modelli.
1. Organigramma gerarchico
Si tratta del classico modello piramidale con un’ampia base, per poi risalire fino al vertice. Parliamo della struttura maggiormente nota, utile a chiarire soprattutto i rapporti e la gerarchia aziendale, in modo da delimitare il raggio di azione di ognuno, gli spazi di autonomia e le autorizzazioni necessarie per procedere con le decisioni via via più strategiche che dunque vengono accentrate verso l’apice della struttura.
2. Organigramma funzionale
In questo caso, il cuore dello schema è rappresentato dalle diverse funzioni aziendali (ad es. produzione, marketing, risorse umane, ricerca e sviluppo, ecc…). In sostanza, consiste nel creare piccole aziende nell’azienda con elevate specializzazioni in uno specifico ambito.
Attenzione, però, perché questa tipologia di organigramma può generare situazioni di incomunicabilità tra le varie funzioni.
3. Organigramma per progetto o prodotto
Si tratta di uno schema che segue le esigenze produttive dell’azienda, utilizzato in particolare dalle grandi organizzazioni con linee di produzione anche molto diversificate tra loro, che necessitano di strutturarsi in maniera articolata per le diverse attività in essere: prodotti, servizi o progetti.
Questa forma di organigramma può consistere nella creazione di team temporanei, se si ragiona in termini di progetto, o fissi, se riguardano una specifica produzione.
4. Organigramma a matrice
Questo modello interseca i due precedenti, cioè lo schema funzionale e quello per progetto o prodotto. Questo significa che i singoli dipendenti possono avere anche più di un riporto ciascuno, ad esempio il responsabile di una determinata produzione e poi il direttore marketing.
Si tratta di un modello utile a gestire organizzazioni piuttosto complesse e articolate.
5. Organigramma a rete
In questo caso, la struttura è fortemente decentralizzata e basata su team indipendenti che collaborano anche in maniera informale.
Si tratta di uno schema particolarmente adatto alle startup, soprattutto a quelle innovative, che necessitano di comunicazioni fluide per prendere decisioni rapide che mal si prestano a un contesto di struttura gerarchica.
Ogni modello ha i suoi vantaggi e svantaggi, e la scelta dipende dalla dimensione dell’azienda, dalla sua cultura organizzativa e dagli obiettivi strategici.
Non esiste un modello valido in assoluto; inoltre anche gli schemi proposti possono sfumare uno verso l’altro a seconda delle esigenze aziendali di partenza o nel corso della vita di un’organizzazione.
Come si realizza un organigramma aziendale?
Che si voglia creare un organigramma ex novo o revisionarne uno esistente, il primo passo da compiere è quello di individuare lo scopo per cui si intende realizzare questo schema: comunicazione interna, produzione, sviluppo, ecc.
Occorre, poi, seguire alcuni importanti passaggi, in modo da applicare il modello più adatto alla propria realtà e agli obiettivi prefissati:
- raccogliere il maggior numero di informazioni possibile relative alla struttura esistente, come: il numero dei dipendenti, le relative specializzazioni, le tipologie di produzione, le strutture fisiche (unità produttive, uffici, ecc.), i ruoli e i livelli di responsabilità;
- fare ricorso a strumenti, anche informatici, che consentano di produrre una rappresentazione visuale delle informazioni raccolte;
- una volta rappresentato tutto graficamente, è possibile procedere con il vero e proprio disegno della struttura o di varie ipotesi di struttura, in base ai diversi modelli che è possibile applicare, in modo da operare dei confronti e di testare “sulla carta” la fluidità di comunicazione o di operatività;
- a questo punto può essere utile organizzare dei momenti di confronto con i manager e i dipendenti, in modo da verificare e testare il modello ideale e poi fare le eventuali correzioni necessarie;
- una volta approvato in via definitiva l’organigramma, può essere comunicato sia all’interno che all’esterno dell’azienda ed entrare in funzione.
Come spiegato, non è detto che questa operazione avvenga una sola volta in fase di startup, ma potrebbe essere necessario operare revisioni ed aggiornamenti, dal momento che le imprese sono organismi vivi che crescono, cambiano, si evolvono, di conseguenza è sempre importante aggiornare le scelte e adottare la struttura migliore possibile.
Perché un’azienda dovrebbe dotarsi di un organigramma?
In un’impresa in cui tutti fanno tutto e in cui manca chiarezza, in termini di comunicazione, possono crearsi situazioni critiche – come conflitti oppure “buchi” nella catena delle attività – in grado di generare disservizi nei confronti dei clienti, che banalmente potrebbero ritrovarsi nella situazione di non sapere a chi rivolgersi.
Lo stesso potrebbe accadere nelle relazioni con i fornitori.
Per questo motivo, dotarsi di un organigramma, anche per le strutture numericamente più piccole, è fondamentale affinché il lavoro scorra in maniera agevole ed efficiente.
Elenchiamo, di seguito, tutti i possibili vantaggi derivanti dall’avere un organigramma aziendale ben strutturato:
- chiarezza delle responsabilità;
- migliore comunicazione interna ed esterna;
- efficacia ed efficienza operativa;
- rapido inserimento dei nuovi dipendenti nei flussi aziendali;
- pianificazione della crescita:
- maggiore trasparenza;
- adeguamento agli eventuali obblighi di legge in materia di governance aziendale, si pensi ad esempio a tutta la normativa sulla sicurezza che richiede l’espressa nomina dei soggetti responsabili;
- clima aziendale positivo, con dipendenti ben informati e motivati.
In conclusione, l’organigramma è uno strumento preziosissimo, e dedicare tutto il tempo e lo spazio necessario alla sua corretta progettazione è un investimento con ritorni notevoli, sia di tipo organizzativo che finanziario.